Digitale verktøy til hjemmekontoret
Dagens situasjon byr på en del “hvor, hva, hvem, hvordan”-spørsmål. Timene har en tendens til å flytte på seg, og en halvtimes luftetur betyr en halvtime ekstra i kontorstolen (eller lenestolen). Strukturen får svi når man sitter med notatboken i den ene hånden og telefonen i den andre. Vi i Top of Mind deler derfor vår egenkomponerte liste over våre tips for et effektivt hjemmekontor som strukturerer dagens arbeidsoppgaver 💥
Kalender
Om du sitter på et hjemmesnekra hjemmekontor i disse dager antar vi at du fremdeles har et par deadlines i kalenderen. Og godt er det! En skybasert kalender gir deg og teamet oversikt over hvilke møter som skal avholdes og i hvilke kanaler de skjer. Skybaserte kalendere fungerer også utmerket til å huske på merkedager og sosiale (digitale) aktiviteter – og ikke minst flytte aktiviteter og samtidig gi alle beskjed om dette. Her kan dere strukturere dagene og få en oversikt, selv i en svært uoversiktlig tid. Vi bruker både Google Calendar og iCal til Apple – begge er skybasert.
Timeføring
Vi bruker Memory, som gir deg et heldigitalt verktøy for timeføring med appen Timely. Timelogging, spesielt i prosjektbaserte arbeidshverdager, kan utvilsomt gi hodebry. Timely gir oversikt over timeføring over alle oppgaver i alle prosjekt. Når kaffen er traktet ferdig og du er klar for å bryne deg over dagens oppgaver starter du bare timeren. I tillegg kan du merke oppgavene med kategorier for å få en oversikt over hva du bruker tid på. Og du som liker forutsigbarhet i arbeidet kan føre opp estimert tidsbruk for hver minste arbeidsoppgave for hele neste uke – eller det neste året.
PS: Visste du at Memory/Timely i utgangspunktet er fra Norge?
Samarbeid og oppgavefordeling
Delegering og fordeling av oppgaver i Asana gjør det enkelt for både ledere og kolleger å holde oversikt over hvem som gjør hva til enhver tid 📲 Asana bruker vi da dette programmet gjør både samarbeidet og oppgavefordelingen enklere og mer oversiktlig. Du får tilgang til alle gjøremål på alle prosjekter og kan dermed observere gjennomføringen hele veien.
Asana kan kobles opp mot blant annet Slack slik at du alltid får varsler når du får en ny oppgave eller noen fullfører en oppgave i et prosjekt du er med på. Flere personer kan jobbe på samme prosjekt og samarbeide om oppgavene, og dermed holde hverandre oppdatert på fremdriften i selve oppføringen.
Fildeling og samarbeid
«Kan du sende filen på mail?». Vi i Top of Mind stemmer nei til fildeling på mail. Dropbox og Google Drive er noen av dagens moderne skyløsninger. Bruker du en av disse til å holde styr på alle filene unngår du unødvendige duplikater og ikke minst, du har backup av alt innholdet om du skulle søle kaffe utover hele laptopen din!
Jobber du i et team om flere oppgaver? I skybaserte verktøy som Canva, Google Docs, Adobe Creative Cloud etc kan du og teamet ditt samarbeide om Instagram-innleggene, tekstinnholdet, regnearkene, presentasjonene etc. Bare fantasien setter grenser i disse kreative design-verktøyene! I tillegg er alt lagret i skyen og du slipper å sende filer frem og tilbake.
Daglig kommunikasjon, mandagsmøte og quiz
I Top of Mind bruker vi Slack til både en-til-en kommunikasjon, gruppesamtaler og kommunikasjon med kunder. Med Slack slipper du å miste oversikten over samtalene/dialogene og bidrar til å opprettholde en viss struktur i hverdagen. Du kan også integrere andre apper i Slack, som blant annet Asana som vi nevnte tidligere.
Videooverføringstjenester som Whereby og Google Meet lar deg holde digitale møter med flere personer. Vi gjennomfører morgenmøter, lønningspils, kundesamtaler, quiz etc helt uten smittefare. (Dette kan også gjøres i Slack om du har pro-versjonen).
TIPS: Ivareta det sosiale samholdet i teamets egne Snapchat- eller Messenger-gruppe! Dette er spesielt viktig nå når gjengen ikke lenger samles på kontoret. Del uhøytidelige og morsomme øyeblikk med kollegene dine. I Top of Mind har vi én regel: Minst mulig jobbprat i Snapchat-gruppen 😉
Dette er noen av de verktøyene vi har brukt i flere år i vår digitale hverdag og har vært ekstra gode å ha nå som alle sitter på hjemmekontor. Ønsker du mer informasjon om hvordan du kan strukturere arbeidshverdagen digitalt hjelper vi deg gjerne.
PS: Ingen av programmene vi har omtalt er sponset, vi rett og slett bare digger de!